Planejar um evento envolve muitos fatores — a escolha do buffet, o local, a decoração, lista de convidados… Contudo, antes de qualquer coisa, é preciso pensar em um ponto específico: o orçamento para sua festa! Sem ele, não é possível tomar as outras decisões.

Mas como definir o budget da sua comemoração? Confira, neste conteúdo, 4 dicas essenciais e não tenha mais dúvidas!

1. Liste os custos da festa

Como mencionamos no início do texto, o planejamento de uma festa envolve vários detalhes. E, para definir seu orçamento, é preciso saber quais são eles.

Por isso (e para não correr o risco de esquecer de nada!), liste todos os possíveis custos: buffet, aluguel do lugar do evento, o que precisará na decoração, música (banda, DJ etc.), luzes, limpeza do local e tudo mais o que você desejar. Nesse momento, é importante também buscar um valor aproximado que você está disposto a desembolsar por cada item.

2. Faça uma pesquisa de preços

Agora que você já listou tudo o que quer na sua festa e sabe, aproximadamente, quanto quer pagar por cada serviço, é hora de descobrir os preços reais. Para isso, faça pesquisas de preço em fornecedores diferentes e tome nota de tudo. Assim, entenderá qual é o preço médio e como encaixá-lo em seu orçamento.

3. Detalhe os valores

Feitos os passos acima, é hora de detalhar todos os custos. Para isso, conte com o auxílio da tecnologia: crie uma planilha no Excel (ou planilhas do Google docs, que são online e podem ser editadas remotamente de qualquer aparelho) com espaço para cada item, seus respectivos valores e deadlines para cada uma de suas ações.

Crie abas diferentes também, pois assim é possível organizar melhor cada custo (comidas e bebidas, decoração, limpeza, gastos com o local — não só o aluguel em si, mas possíveis objetos que também serão necessários e afins — profissionais que trabalharão no dia etc).

Aqui, você também pode contar com a ajuda de aplicativos que auxiliam as finanças e permitem a criação de to-do lists. Dessa forma, você não se esquece de nada!

4. Separe um valor extra para imprevistos

Agora, você já conseguiu definir um orçamento e tudo já está encaminhado. Mas surpresas podem acontecer — e você não pode deixar que elas estraguem os seus planos. Então, salve uma grana extra para isso.

Mas como se preparar e quanto guardar? Confira, abaixo, algumas situações:

  • preencha todos os itens com uma margem 10 a 15% a mais para possíveis custos;

  • quais são os maiores custos variáveis? Responda à essa pergunta e dê atenção especial para esses itens;

  • taxas de cancelamento: esperamos que isso não aconteça! Mas se precisar cancelar o evento, o que poderia potencialmente custar a você no final?;

  • além disso, leve em consideração as piores coisas que podem acontecer e planeje de acordo (incluindo no pós-festa, hein?).

Sabemos que são muitos detalhes, mas seguindo todos esses passos você estará mais preparado para organizar o seu evento com tranquilidade. Além disso, uma vez que aplicar todas essas dicas, saberá definir um budget com mais segurança das próximas vezes!

Agora que você já sabe tudo sobre o orçamento para sua festa, que ir mais a fundo na organização dela? Leia o nosso blog post e entenda por que realizar uma festa em um hostel pode ser uma ótima opção!

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