Um evento de sucesso se faz com muita organização e planejamento. Isso porque, quando bem elaborada, a gestão de um evento traz retornos satisfatórios. Contudo, se algum problema de produção ocorrer, qualquer transtorno pode se transformar em uma enorme dor de cabeça. É por essa razão que fazer um check-list poderá salvar o andamento do seu projeto.

Extremamente útil durante todo o processo de organização de um evento, uma listagem completa ajudará você a acompanhar as etapas e a ficar atento aos prazos e outros detalhes importantes que correm o risco de serem deixados de lado caso não estejam no papel.

Sendo assim, continue acompanhando este post. Aqui, você verá como montar um bom check-list e garantir que seu evento seja bem-sucedido. Confira!

Levantar informações gerais

Crie um documento, seja em um caderno ou em uma planilha, com todas as informações relevantes para a realização do evento, como tema, duração, número de convidados, programação, etc. É claro que cada projeto terá necessidades diferentes, portanto, preste muita atenção quando for listá-las, pois esses dados lhe ajudarão a identificar tanto as possibilidades quanto os riscos.

Organize o orçamento

Inclua na lista todos os negócios fechados, acordos com fornecedores, prazos de entrega, valores e períodos de pagamento. Também considere tudo o que pode gerar custo extra para a sua produção, desde a definição do local até a distribuição de brindes. Definir um orçamento e se precaver para não o ultrapassar é essencial, e com o check-list, fazer isso fica bem mais fácil.

Defina os objetivos

Determinar um objetivo para o evento, assim como o público a ser alcançado, também é importantíssimo para o seu sucesso. Desse modo, não deixe de anotar e reservar um período para executar essa etapa. Os materiais informativos, o ambiente adequado e a estratégia de interação com a audiência precisam ser selecionados com cautela, coisa que dificilmente é conseguida quando feita em cima da hora.

Elabore um cronograma

Listar períodos e datas para a execução de cada etapa também é crucial em uma boa organização. Portanto, defina os prazos de início de conclusão, além de supervisionar de perto o andamento de cada uma delas e atualizar seus status conforme forem sendo finalizadas. É para isto que o seu check-list serve: verificar se tudo está saindo de acordo com o que foi planejado.

Acompanhe o evento

Não pense que o check-list só é útil durante a preparação para o evento. Você precisará dele no grande dia para ter certeza de que tudo está saindo do jeito que foi pensado. Então, mantenha-o em mãos para se certificar que nada está em desordem, fique atento a quaisquer imprevistos e atenda às possíveis insatisfações. A lista lhe guiará em cada uma dessas situações.

Não é nenhuma novidade que o trabalho de um gestor de eventos é bastante atarefado. Mas, com a ajuda de um check-list, lidar com todas as responsabilidades de uma produção ficará muito mais fácil e as chances de erros acontecerem serão minimizadas. Então, crie quantas listagens forem necessárias para organizar o seu projeto.

Gostou deste artigo? Para continuar aprendendo a como produzir um evento de qualidade, descubra a importância dos brindes para as ações!

Autor

Escreva um comentário

Share This