Uma boa gestão financeira faz parte da organização de eventos empresariais. Conseguir obter sucesso no projeto e alcançar as metas fica muito mais fácil quando o orçamento para evento corporativo está bem planejado e alinhado com as estratégias da marca. É ele quem dita as proporções da ação e lhe guia nos preparos sem superfaturá-la.

Contudo, também é necessário certa expertise para montar um planejamento financeiro eficiente e realista. Felizmente, elaboramos o conteúdo de hoje pensando nisso.  Continue acompanhando este post e confira o que não pode faltar no preparo do orçamento de uma campanha!

Valor disponível

Primeiramente, você deve determinar um valor limite para os gastos. Isso precisa ser feito independentemente do montante disponível. Ter no papel um teto para as despesas evita que o evento fique superfaturado e resulte em prejuízos para a empresa.

Para ter uma noção do quanto estipular, vale pesquisar o custo de ações semelhantes ao que você deseja organizar. Assim, você não corre o risco de ter que trabalhar com uma verba baixa ou alta demais.

Quantidade de pessoas

Este é outro ponto que lhe ajudará bastante a definir um orçamento para evento corporativo. Ao ter bem definida a quantidade de pessoas esperadas, você consegue enxergar melhor a dimensão do projeto e os materiais necessários para fazê-lo acontecer.

Além disso, escolher o meio de ingresso dos participantes também fica mais simples; quanto maior o número de convidados, mais automatizada podem ser as inscrições.

Local do evento

Com o número de participantes determinado, siga para a seleção do espaço adequado. É sempre bom ressaltar que o local escolhido precisa comportar todos os convidados confortavelmente e possuir a infraestrutura propícia para o seu tipo de evento.

A acessibilidade também precisa ser garantida; todos devem conseguir chegar e sair do endereço com facilidade e em qualquer meio de transporte. Esses itens que influenciam diretamente no valor da locação e na qualidade do projeto, portanto, preste bastante atenção neles.

Contratação de fornecedores

Depois de ter estipulado um limite de verba, a quantidade de participantes e escolhido um local adequado e que não pese no orçamento disponível, chegou a hora de planejar a contratação dos fornecedores.

Nessa etapa, você deve considerar os profissionais que oferecem o melhor serviço pelo melhor custo. Negociar descontos é válido, mas tenha cuidado ao fechar negócios por preços muito baixos. O que parece ser vantajoso agora pode lhe render dores de cabeça no futuro.

Equipamentos necessários

Obviamente, organizar um evento sem listar os materiais e equipamentos necessários é bem complicado. Portanto, após concluir as etapas anteriores, enumere e anote o preço de tudo o que você precisa para realizar sua ação corporativa e torná-la um sucesso.

Cuidado para não perder a atenção, pois você deve incluir itens que vão desde a decoração do espaço à equipe que trabalhará no dia, sem esquecer dos palestrantes. Nada pode ficar de fora!

Como você pode notar, ser bem organizado é fundamental para fazer um orçamento para evento corporativo eficiente. Coloque tudo na ponta do lápis: monte uma tabela, uma planilha ou faça um checklist. As ferramentas tecnológicas também podem ajudar nesse momento. Então, não perca tempo e comece a planejar a sua ação.

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