A organização e os convidados são fundamentais para o sucesso de um evento. Quando a ideia é elaborar uma experiência para a marca, o planejamento é prioridade para 93% dos responsáveis. Nesse cenário, algumas escolhas têm ainda mais impacto, como é o caso da seleção de fornecedores para eventos.

Isso porque eles são os responsáveis por trazer soluções para a sua realização, e quando oferecem serviços de qualidade, ajudam a conquistar o melhor resultado para que todos saiam satisfeitos.

Está precisando preparar um evento e não sabe por onde começar a selecionar os fornecedores? Veja a seguir algumas dicas para entender a relevância do processo e escolher as melhores opções do mercado!

Qual é a importância dos fornecedores para eventos?

Em 2013, o mercado brasileiro de eventos movimentou R$ 209 bilhões, com um total de 590 mil datas. Com a evolução desses números, há uma competição cada vez maior. Como resultado, há muitos fornecedores disponíveis — mas nem todos são os indicados.

Pense em uma empresa que fabrica diversos produtos para o cliente final. Por mais que ela faça tudo certo, é praticamente impossível atingir os resultados de forma solitária. Afinal, ela precisa da matéria-prima dos fornecedores!

Com os eventos, o processo é bem parecido. Mesmo os pequenos devem contar com serviços que ofereçam soluções adequadas para cada proposta. Eles devem garantir, primeiramente, a qualidade da experiência.

Além disso, é um jeito de não ter que se preocupar em resolver tudo sozinho e ter mais eficiência na organização.

Como escolher os melhores fornecedores?

Entre as alternativas no mercado, nem sempre é fácil saber qual é a mais adequada. Como o bom desempenho da realização do evento também depende dessa decisão, veja algumas dicas para acertar em cheio!

Identifique as necessidades de todas as fases

Nenhum evento é igual ao outro. Uma reunião de amigos, por exemplo, requer elementos diferentes de uma festa de aniversário ou de um workshop. Então, é fundamental verificar quais são as exigências de cada momento. Também é a hora de definir aspectos desejáveis, como a personalidade do ambiente.

A partir disso, descubra quais são os fornecedores necessários (como local de realização, comidas, bebidas, decoração e assim por diante), e como eles influenciam no resultado obtido.

Busque relevância e estrutura

Em seguida, é hora de procurar as melhores alternativas. Nesse momento, foque em dois aspectos principais: relevância e estrutura.

Veja se o fornecedor é capaz de oferecer algo de acordo com as suas necessidades. No caso de um espaço, ele deve comportar o número adequado de pessoas e garantir o conforto. Quanto à relevância, é essencial que reúna experiência, boas indicações e capacidade de cumprir aquilo que foi prometido.

Avalie o retorno

O Retorno Sobre Investimento (ROI) é uma métrica dada pela relação entre os lucros e os custos. Ao avaliar os orçamentos de um fornecedor, o ideal é calcular esse valor, em vez de apenas escolher o mais barato. Para o setor de eventos, é desejado que a métrica fique entre 300% e 500%. Então, cada R$ 1 investido deve retornar de R$ 3 a R$ 5. 

Caso a intenção seja fazer algo menos formal, pense no custo-benefício. O lugar de realização, por exemplo, deve unir bom preço, acessibilidade e conforto. Isso o tornará muito mais adequado às necessidades específicas.

Como chegar ao sucesso após a escolha?

Depois de selecionar os fornecedores para eventos é essencial trabalhar com eles para alcançar êxito. Nesse caso, é recomendado fazer um planejamento alinhado com os contratados.

Imagine que você queira usar o local numa data específica, com um menu diferente e um incrível jogo de luzes. Tudo isso tem que ser acertado com as empresas para que funcione como um “reloginho”. Comunique o que deseja e espera, planeje de que forma todos os contratados podem ajudar, e otimize o processo no grande dia.

Como você viu, escolher os melhores fornecedores para eventos é uma das chaves para o sucesso do grande dia. Com essas orientações, é possível selecionar as opções mais adequadas para as suas necessidades e obter um resultado inesquecível.

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